De maatschap: even uw aandacht!

Zaakvoerder en vennoten: checks and balances!

Laten we beginnen bij het begin, namelijk de maatschap als vennootschap. Hoewel de maatschap onderhands kan worden opgericht en fiscaal transparant is, heeft dit nooit willen zeggen dat het louter een afspraak op papier is. De vennoten, de eigenaars van de maatschap, moeten het recht hebben om de zaakvoerder(s) te controleren.

Dit gebeurt minstens eenmaal per jaar op een algemene vergadering. Tijdens die algemene vergadering lichten de zaakvoerders onder andere toe wat er afgelopen jaar is gebeurd en welke de winsten of verliezen zijn.
De vennoten mogen vragen stellen en zullen op het einde van deze vergadering het beleid van de zaakvoerder al dan niet goedkeuren. Het bewijs van dit alles vinden we terug in het schriftelijk verslag, de notulen van de algemene vergadering.

Deze controle van de zaakvoerder, ongeacht of deze statutair benoemd is, is een logisch gevolg van het feit dat de zaakvoerder moet handelen in het belang van de maatschap en zijn vennoten. De zaakvoerder kan en mag de tegoeden van de maatschap niet in eigen voordeel aanwenden. Hij krijgt de volmacht van de vennoten om die tegoeden te beheren in hun gezamenlijk belang. En ook de rechters volgen deze redenering. Zo bevestigde het Hof van Beroep te Gent in september 2018 dat de statutaire zaakvoerder, die zijn boekje te buiten was gegaan, kan worden vervangen door een voorlopig bewindvoerder.

Wat die volmacht aan de zaakvoerder betreft, moet trouwens ook rekening worden gehouden met de mogelijke onbekwaamheid van een vennoot. In principe is een volmacht bij onbekwaamheid enkel geldig als ze voldoet aan alle voorwaarden van een zorgvolmacht. De wetgever heeft ingeval van een maatschap gelukkig een uitzondering voorzien, waardoor de zaakvoerder ook kan blijven optreden namens eventueel onbekwame vennoten. Dit dient dan wel uitdrukkelijk te worden opgenomen in de statuten van de maatschap.

En niet alleen de vennoten, en desnoods ook de rechter, kijken mee. Ook de fiscale administratie, namelijk de Vlaamse Belastingdienst, verifieert of de zaakvoerder in theorie, namelijk op basis van de statuten, of in de praktijk niet te veel zeggenschap behoudt. Op basis van een aantal voorafgaande beslissingen (rulings) merken we dat de Vlaamse Belastingdienst struikelt over een te verregaande bevoegdheid voor de schenker-zaakvoerder, met als gevolg dat er fiscaal geen rekening wordt gehouden met de schenking daarbij horende maatschap. Gevolg: erfbelasting bij later overlijden van de schenker-zaakvoerder! Deze visie wordt fel gecontesteerd, en sommige rechters hebben de Vlaamse Belastingdienst al teruggefloten. Maar we blijven toch waakzaam op dit punt.

Dit alles vormt echter geen reden tot paniek: gebruik de maatschap waarvoor ze dient. Laat in uw statuten onder meer de ruimte voor de vennoten om hun controle- en vraagrecht als vennoot uit te oefenen en hanteer ook in uw dagelijks beheer het principe van de goede huisvader die zijn opdracht correct uitoefent.

Administratieve verplichtingen

Onder deze noemer willen we kort een blik werpen op een aantal verplichtingen die ook door de maatschap moet worden gerespecteerd sedert een aantal hervormingen in 2018. Het gaat om de verplichting om de maatschap in te schrijven in de Kruispuntbank van ondernemingen (KBO), de registratie in het UBO-register en de verplichting tot het houden van een boekhouding.

De inschrijving in de KBO kan vrij eenvoudig verlopen via een erkend ondernemingsloket. Heel wat ondernemingsloketten bieden deze mogelijkheid zelfs online aan, makkelijk en vlot dus. Deze inschrijving dient te gebeuren vooraleer de maatschap haar activiteiten aanvangt. Daarom adviseren we om onmiddellijk na de ondertekening van de oprichtingsovereenkomst, de inschrijving in de KBO in orde te brengen en pas nadien verdere stappen te zetten.

Met de registratie in het UBO-register moet de zaakvoerder aangeven welke vennoten meer dan 25% van de aandelen en/of de stemrechten bezitten. Is er geen vennoot die hieraan voldoet, dan zal de zaakvoerder zichzelf als UBO (Ultimate Beneficial Owner) moeten registreren. Ook deze registratie kan online, namelijk via de e-services van de FOD Financiën. Bovendien dient de zaakvoerder vanaf dit jaar (2021) ook de nodige bewijsstukken (vb. kopie vennotenregister) op te laden in deze online toepassing. De uiterste datum hiervoor werd recent aangepast naar 31 augustus 2021.

En dan is er nog de plicht tot het voeren van een boekhouding. Er geldt geen verplichting om deze boekhouding neer te leggen bij de ondernemingsrechtbank, noch om deze te publiceren via de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. Wat dan precies het nut en de zin zijn van deze boekhoudverplichting is een raadsel. Feit is dat de plicht wordt opgelegd en er zelfs sancties mogelijk zijn indien deze niet zou worden nageleefd. Kafkaiaans? Dan hebben we het nog niet gehad over het onderscheid tussen de toepassing van een dubbele of vereenvoudigde boekhouding en de concrete invulling ervan. Indien de maatschap een omzet van maximaal 500.000 EUR per jaar heeft, mag zij een vereenvoudigde boekhouding voeren. Deze bestaat uit een aankoopboek, een verkoopboek, een financieel dagboek en een inventarisboek. Indien de omzet hoger is dan 500.000 EUR per jaar, moet de maatschap voortaan een dubbele boekhouding voeren. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen, die de boekhoudwetgeving onder meer interpreteert en verduidelijkt, kwam tot op vandaag niet verder dan een ontwerpadvies omtrent de boekhoudkundige verplichting van de maatschap. Doet u regelmatig (verkoop)transacties in de beleggingsportefeuille van uw maatschap, en bestaat deze portefeuille individuele lijnen, dan kiest u toch best voor de meest voorzichtige weg. U laat in dat geval best een dubbele boekhouding voeren door uw accountant.

Maatschap en vruchtgebruik

Hebt u de aandelen van de maatschap, of de onderliggende tegoeden, geschonken met voorbehoud van vruchtgebruik? In dat geval moet u waakzaam zijn voor de vruchten, zoals interesten en dividenden, die de maatschap zou ontvangen.

Tot juni 2018 hanteerde de Vlaamse Belastingdienst het standpunt dat dergelijke vruchten verplicht moesten worden uitgekeerd aan de vennoot-vruchtgebruiker, de schenker dus. Gebeurde dit niet, dan zou dit een negatieve impact hebben op de latere erfbelasting van deze vruchtgebruiker. Maar op 12 juni 2018 vernietigde de Raad van State een standpunt dat de Vlaamse Belastingdienst had ingenomen omtrent vruchtgebruikconstructies.
Alleen… het is nooit duidelijk geweest of die uitspraak ook betrekking had op de verplichte uitkering van de vruchten ontvangen door een maatschap. We zijn op heden in afwachting van een duidelijk standpunt vanwege de Vlaamse Belastingdienst.

De praktijk bleef en blijft ook na 12 juni 2018 eerder voorzichtig en kiest ervoor om op de jaarvergadering de vruchten ontvangen door een maatschap uit te keren aan de vennoot-vruchtgebruiker. En hoewel er goede juridische argumenten zijn om te motiveren dat dit niet nodig is, blijft voorzichtigheid hier toch de beste leidraad. We hopen dat de Vlaamse Belastingdienst deze fiscale tijdbom snel ontmijnt door zekerheid te brengen, bijvoorbeeld in de vorm van een formeel standpunt.
En wat als u deze vruchten nooit hebt uitgekeerd en dus gedurende jaren alle winsten hebt gereserveerd in de maatschap? Het antwoord hierop is natuurlijk afhankelijk van het standpunt hieromtrent vanwege de Vlaamse Belastingdienst. Wil u hier echter niet op wachten, kan u overwegen het vruchtgebruik ‘om te zetten’. Dat wil zeggen dat u met de begiftigden overeenkomt om het vruchtgebruik te beëindigen en in de plaats periodiek (maandelijks, jaarlijks,…) een lijfrente te laten uitkeren. Op die manier vermijdt u alvast de discussies omtrent de niet-uitgekeerde vruchten bij overlijden.

Conclusie

De maatschap dient als onderneming een aantal administratieve verplichtingen te respecteren. Hierdoor boet de maatschap een beetje in wat betreft haar eenvoud en – weliswaar zeer beperkt – haar anonimiteit (KBO en UBO). Tendensen in rechtspraak en fiscaliteit maken dat we bij de oprichting en tijdens het bestaan van de maatschap moeten blijven stilstaan bij het evenwicht tussen de vennoten-eigenaars enerzijds, en de zaakvoerder-beheerder anderzijds.
Wat de op heden onzekere elementen betreft, kiezen we voor de voorzichtige interpretaties. Zo zal u op veilig spelen als u een dubbele boekhouding voert binnen de maatschap, zeker wanneer deze een zeer actief beheer kent met veel transacties op individuele lijnen in een beleggingsportefeuille. En hebt u zich als schenker het vruchtgebruik voorbehouden van de tegoeden ingebracht in of de aandelen van de maatschap? Dan laat u zich best de vruchten, zijnde de door de maatschap ontvangen interesten en dividenden afgelopen boekjaar uitkeren. En dit in afwachting van een helder en ondubbelzinnig standpunt van de Vlaamse Belastingdienst. Hebt u deze vruchten nooit uitgekeerd, en wil u liever niet wachten op een duidelijk standpunt, kan u ervoor opteren het vruchtgebruik om te zetten in een periodieke lijfrente.